مقدمة

دائــرة التنميــة والتخطيــط

أُنشئت دائرة التنمية والتخطيط مع تأسيس الجامعة عام 1976 حيث تسعى نحو تعزيز ثقافة التميّز والحاكمية، واستدامة التطوير والتحسين وفق أفضل الممارسات، وتفعيل دورها وغايتها المنشودة في التنمية والتخطيط بما فيه مصلحة الجامعة، كما وتحرص الدائرة على استمرارية نهج التخطيط الاستراتيجي لمواكبة المستجدات ومواجهة التحديات بشكل ينسجم مع الأولويات وتحقيق الأهداف لينعكس على الأداء المتميّز ونوعية الخدمة المقدمة، وتقوم الدائرة وفقًا لإجراء العمل المعياري بمتابعة الخطة الاستراتيجية للجامعة باعتماد النهج التشاركي وبمساهمة واسعة النطاق من الكليات والوحدات الإدارية في الجامعة.

وتقوم الدائرة بجمع المعلومات الإحصائية لأنشطة الجامعة المختلفة، وإعداد الدراسات والتقارير والنشرات الإحصائية، ودراسة أساليب العمل والإجراءات الإدارية وتحليلها وتطويرها، وتوصيف الوظائف الفنية والإدارية، وتحديث وتطوير الهيكل التنظيمي للوحدات المختلفة، وكذلك المساهمة الفاعلة في رسم السياسات والخطط التنموية التي تتعلق بنشاطات الجامعة الأكاديمية والإدارية والفنية ومتابعتها، وذلك بالإشراف على اللجان المتخصصة مثل: لجنة التنمية والتخطيط، ولجنة الهيكل التنظيمي، ولجنة توصيف الوظائف... وغيرها من اللجان التي يتمتع مدير الدائرة برئاستها أو عضويتها وأمانة سرها.

وتتولى الدائرة مهام أخرى مثل: إعداد جداول العبء التدريسي والإضافي لأعضاء هيئة التدريس لجميع الفصول الدراسيّة، وتزويد الوزارات والمؤسسات المعنية بالإحصائيات المطلوبة، وأية مهام أخرى توكل إليها.

وتعمل الدائرة للاستفادة من أنظمة المعلومات المتوفرة لتصنيفها وتبويبها، وإدخال البيانات والمعلومات الإحصائية عن الجامعة منذ تأسيسها ليتشكل لديها في نهاية المطاف بنك معلومات تتوافر فيه جميع البيانات والمعلومات والإحصاءات الخاصة بالجامعة لتسهيل مهام الباحثين والدارسين في الحصول على المعلومات التي يحتاجونها، وتكون أيضًا مصدرًا رئيسًا لأصحاب القرار لاتخاذ قراراتهم على أسس سليمة تستند الى الحقائق والأرقام.

 

الهدف العام لدائرة التنمية والتخطيط:

إعداد الخطط التشغيلية للجامعة ومتابعة تنفيذها وإجراء التعديلات اللازمة عليها.

 

* يتألف الهيكل التنظيمي للدائرة من ثلاثة أقسام هي: قسم الدراسات والمعلومات، قسم التطوير الإداري، وقسم الديوان.

قسم الدراسات والمعلومات:

يتولى مهام جمع المعلومات الإحصائية لأنشطة الجامعة المختلفة؛ الأكاديمية التي تتعلق بالطلاب وأعضاء هيئة التدريس، وما يتعلق بالموظفين الإداريين والفنيين والنشاطات الإدارية الاخرى، والعمل على تصنيفها وتبويبها وتحليلها وإصدارها في نشرات إحصائية دورية، وإصدار تقرير سنوي شامل لجميع نشاطات وإنجازات الجامعة ووحداتها التنظيمية، ورفعه إلى مجلس الجامعة ثم مجلس الأمناء للاطلاع على سير العمل في الجامعة والمصادقة عليه، بالإضافة إلى إعداد واحتساب العبء التدريسي الإضافي لأقسام كليات الجامعة ومركز اللغات فصليًا، وكذلك عمل المراسلات الرسمية للمحاضرين غير المتفرغين داخل وخارج الجامعة، وفيما يلي المهام التفصيلية لقسم الدراسات والمعلومات:

  • متابعة وتقييم الخطة الاستراتيجية، ومتابعة جمع المعلومات الصحيحة والدقيقة عن الأنشطة التنفيذية، وبيان مدى التنفيذ الفعلي لأنشطة الجامعة مع ما تمّ التخطيط له.
  • تقييم مستوى الأداء في تنفيذ النشاطات التنفيذية من خلال متابعة وتقييم الخطط والبرامج وتحديد الإجراءات والآليات التي سيتم استخدامها في عملية متابعة الخطط والتي تتم بالتنسيق مع الكليات والمراكز والدوائر في الجامعة لتقييم الخطة وتقديم أي اقتراحات بالتعديل أو الإضافة.
  • ترجمة بنود الخطة إلى إجراءات عملية تقاس نواتجها بمؤشرات أداء محددة وإجراء مراجعات دورية بشأن تحقيق النواتج المرجوة ومتابعة مؤشرات وخطط العمل للخطة الاستراتيجية والخطط التنفيذية.
  • إجراء وإعداد الدراسات والإحصائيات المختلفة بما يـُسهم في وضع الرؤى الاستراتيجية وتحديث الإجراءات والسياسات وتطوير مستوى الخدمات وبما يـُسهم برفد بنك المعلومات.
  • إعداد وتنفيذ الخطة التشغيلية للجامعة ومتابعة تنفيذها وإجراء التعديلات التصحيحية إذا لزم الأمر.
  • إعداد تقارير نصف سنوية وسنوية عن نشاطات وإنجازات الجامعة ووحداتها المختلفة.
  • تقديم المشورة والدعم للأقسام والوحدات الأخرى في قضايا التخطيط.
  • مراقبة تنفيذ الخطط والسعي لتصحيح الانحرافات إن وجدت.
  • إجراء الدراسات والبحوث الخاصة بمؤشرات أداء وحدات الجامعة الأكاديمية والبحثية والإدارية والخدمية.
  • إجراء الدراسات في أنشطة الجامعة المختلفة وخصوصًا الدراسات الاكتوارية، كلف، الجدوى الاقتصادية.
  • إعداد الكراس الإحصائي والنشرة الإحصائية ومتابعة التعديل الملائم على موقع الدائرة مع أقسام الدائرة.
  • العمل على ضمان دقة وشمولية البيانات والمعلومات المستخرجة من الأنظمة لدعم اتخاذ القرارات والعملية التخطيطية بالجامعة.
  • أية مهام أخرى يكلف بها من مدير الدائرة.

 

قسم التطوير الإداري:

يتولى قسم التطوير الإداري إعداد وتنفيذ خطط وبرامج التأهيل والتدريب، وحصر الاحتياجات التدريبية بالتعاون مع دائرة الموارد البشرية بالإضافة إلى إعداد الدراسات التنظيمية وتطوير الهياكل التنظيمية الإدارية والوظيفية وأساليب وطرق العمل وتبسيط إجراءاته وإعداد وصف وتصنيف الوظائف الإدارية ودراسة وإعداد الاحتياجات التدريبية المتعلقة بكافة النواحي التنظيمية، وكذلك تحديث وتطوير أساليب العمل والإجراءات الإدارية وتحليلها وتطويرها، ودراسة جميع القضايا التي تحال إليه من الجهات المختلفة، فضلًا عن المساهمة في دراسة وسائل تحسين العمل وزيادة فاعليته، وفيما يلي المهام التفصيلية لقسم التطوير الإداري:

  • تحديد الاحتياجات التدريبية للموظفين الإداريين والفنيين في الجامعة.
  • وضع خطط استراتيجية وتنفيذية لتدريب موظفي الجامعة وتقييمها.
  • المشاركة في إعداد ودراسة تطوير الهياكل التنظيمية للوحدات الإدارية المختلفة في الجامعة.
  • إعداد الوصف الوظيفي للوظائف الفنية والإدارية في الجامعة وتحديد مواصفات شاغليها.
  • المشاركة في تحديد احتياجات الجامعة من أنشطة التطوير الإداري.
  • المشاركة في إعداد مشاريع الأنظمة والتعليمات التنظيمية المتعلقة بعمل الجامعة وتطويرها.
  • المشاركة في خطة إعداد وتطوير إدارة العمل في الوحدات الإدارية المختلفة.
  • تحديث وتطوير أساليب العمل والإجراءات الإدارية وتحليلها ودراسة جميع القضايا التي تحال إليه من الجهات المختلفة فيما يتعلق بأية اقتراحات أو تعديلات على الهياكل التنظيمية للوحدات التنظيمية الأكاديمية والإدارية في الجامعة.
  • المشاركة في إعداد الخطط المستقبلية ومشاريع الموازنة وجدول تشكيلات الوظائف الإدارية والفنية.
  • اقتراح برامج التدريب التحويلي التي تساعد على إعادة توزيع العاملين في مراكز العمل المختلفة في الجامعة.
  • العمل على تطوير الأداء الكلي للعاملين في الجامعة وزيادة كفاءتهم وقدراتهم الفردية باستخدام التكنولوجيا المتطورة.
  • التأكد من فاعلية البرامج التي يتم الترشح لها ومدى مطابقتها لمتطلبات وظيفة المرشح.
  • متابعة نتائج الدراسات والبحوث لتطوير نظم وأساليب وسياسات التدريب بهدف الارتقاء بمستوى العملية التدريبية.
  • إنشاء قاعدة بيانات خاصة بالأنشطة التدريبية لمتابعة نتائج التقييم واستخلاص النتائج.
  • وضع معايير ومقاييس واضحة لقياس الأداء، وإعداد الاستبانات المختلفة والتي تهدف إلى رفع مستوى الأداء، ومعالجة الانحرافات عن المسار عند تنفيذ الخطط الموضوعة.
  • متابعة تنفيذ البرامج ومقارنة الأداء الفعلي بالأداء المستهدف.
  • دراسة كفاءة النظم والإجراءات وأساليب العمل الحالية واقتراح البدائل المناسبة.
  • متابعة ومواكبة كل ما يستجد في مجال تنمية الموارد البشرية والتطوير الإداري.

 

قسم الديوان:

  • استلام البريد وتوزيعه.
  • متابعة الأرشفة الإلكترونية والبريد الإلكتروني.
  • صياغة الكتب وتدقيق المكاتبات الإدارية.
  • متابعة المعاملات الصادرة والواردة والتأكد من صحتها.
  • المشاركة في برمجة النماذج المتداولة مع الدوائر الأخرى.
  • المشاركة في تقديم الاقتراحات المناسبة لتعزيز العملية التخطيطية في الدائرة.
  • المشاركة في إصدار الأدلة والنشرات.
  • المشاركة في اللجان المشكلة في الدائرة لإنجاز الأعمال.
  • متابعة الأمور الخاصة بالصيانة والخدمات واللوازم والمرافق الخاصة بالدائرة.
 

جامعة اليرموك - دائرة التنمية والتخطيط  | 2013-2006 | plan_dep@yu.edu.jo