مقدمة

دائــرة التنميــة والتخطيــط

أُنشئت دائرة التنمية والتخطيط مع تأسيس الجامعة عام 1976 حيث تسعى نحو تعزيز ثقافة التميّز والحاكمية، واستدامة التطوير والتحسين وفق أفضل الممارسات، وتفعيل دورها وغايتها المنشودة في التنمية والتخطيط بما فيه مصلحة الجامعة، كما وتحرص الدائرة على استمرارية نهج التخطيط الاستراتيجي لمواكبة المستجدات ومواجهة التحديات بشكل ينسجم مع الأولويات وتحقيق الأهداف لينعكس على الأداء المتميّز ونوعية الخدمة المقدمة، وتقوم الدائرة وفقًا لإجراء العمل المعياري بمتابعة الخطة الاستراتيجية للجامعة باعتماد النهج التشاركي وبمساهمة واسعة النطاق من الكليات والوحدات الإدارية في الجامعة.

وتقوم الدائرة بجمع المعلومات الإحصائية لأنشطة الجامعة المختلفة، وإعداد الدراسات والتقارير والنشرات الإحصائية، ودراسة أساليب العمل والإجراءات الإدارية وتحليلها وتطويرها، وتوصيف الوظائف الفنية والإدارية، وتحديث وتطوير الهيكل التنظيمي للوحدات المختلفة، وكذلك المساهمة الفاعلة في رسم السياسات والخطط التنموية التي تتعلق بنشاطات الجامعة الأكاديمية والإدارية والفنية ومتابعتها، وذلك بالإشراف على اللجان المتخصصة مثل: لجنة التنمية والتخطيط، ولجنة الهيكل التنظيمي، ولجنة توصيف الوظائف... وغيرها من اللجان التي يتمتع مدير الدائرة برئاستها أو عضويتها وأمانة سرها.

وتتولى الدائرة مهام أخرى مثل: إعداد جداول العبء التدريسي والإضافي لأعضاء هيئة التدريس لجميع الفصول الدراسيّة، وتزويد الوزارات والمؤسسات المعنية بالإحصائيات المطلوبة، وأية مهام أخرى توكل إليها.

وتعمل الدائرة للاستفادة من أنظمة المعلومات المتوفرة لتصنيفها وتبويبها، وإدخال البيانات والمعلومات الإحصائية عن الجامعة منذ تأسيسها ليتشكل لديها في نهاية المطاف بنك معلومات تتوافر فيه جميع البيانات والمعلومات والإحصاءات الخاصة بالجامعة لتسهيل مهام الباحثين والدارسين في الحصول على المعلومات التي يحتاجونها، وتكون أيضًا مصدرًا رئيسًا لأصحاب القرار لاتخاذ قراراتهم على أسس سليمة تستند الى الحقائق والأرقام.

 

الهدف العام لدائرة التنمية والتخطيط:

إعداد الخطط التشغيلية للجامعة ومتابعة تنفيذها وإجراء التعديلات اللازمة عليها.

 

مهام دائرة التنمية والتخطيط:

  1. توفير المعلومات ذات العلاقة بأعمال الجامعة وأنشطتها المختلفة وعمل الإحصاءات اللازمة لمساعدة أصحاب القرار في وضع الخطة الاستراتيجية والخطط التنفيذية والتمكن من تزويد الجهات الخارجية والجهات الرسمية بالمعلومات المتعلقة بالجامعة.
  2. المشاركة بإعداد ومراجعة الخطة الاستراتيجية للجامعة.
  3. إعداد وتنفيذ الخطة التشغيلية.
  4. تقديم الدعم والمشورة للأقسام والوحدات الأخرى بالجامعة في قضايا التخطيط.
  5. مراقبة تنفيذ الخطط وتصحيح الانحرافات إن وجدت.
  6. إعداد وتقديم التقارير الدورية حول مدى تطبيق الخطط.
  7. إعداد البرامج التدريبية في مجال التخطيط.
  8. إعداد التقارير نصف السنوية والسنوية عن جهود الجامعة ووحداتها فيما يتعلق بمستويات تنفيذ الخطط والصعوبات التي تواجه التنفيذ.
  9. إعداد الدراسات والخطط المتعلقة بتوسع الجامعة بما يتفق مع التوجهات الاستراتيجية.

10. إنشاء بنك معلومات يحوي مختلف معلومات وبيانات ونشاطات الجامعة.

11. نشر الوعي التخطيطي في الوحدات والدوائر من خلال عمل محاضرات تتعلق بالتخطيط وأهميته.

12. التعاون والتنسيق مع الجهات الأخرى ذات العلاقة في الجامعة لتخطيط ودراسة المشاريع التطويرية.

13. المشاركة والتنسيق مع الجهات المعنية بخصوص إعداد الموازنة.

14. المساهمة في إعداد وتحديث الهياكل التنظيمية والوصف الوظيفي لكافة الوظائف في مختلف مرافق الجامعة.

 

* يتألف الهيكل التنظيمي للدائرة من ثلاثة أقسام هي: قسم الدراسات والمعلومات، قسم التطوير الإداري، وقسم الديوان.

قسم الدراسات والمعلومات:

يتولى مهام جمع المعلومات الإحصائية لأنشطة الجامعة المختلفة، سواءً الأكاديمية منها التي تتعلق بالطلاب وأعضاء هيئة التدريس، أو ما يتعلق بالموظفين الإداريين والفنيين والنشاطات الإدارية الاخرى في وحدات الجامعة الإدارية والفنية، والعمل على تصنيفها وتبويبها وتحليلها وإصدارها في نشرات إحصائية دورية، وإصدار تقرير سنوي شامل لجميع نشاطات وإنجازات الجامعة ووحداتها التنظيمية، ورفعه إلى مجلس الجامعة ثم مجلس الأمناء للاطلاع على سير العمل في الجامعة والمصادقة عليه، بالإضافة إلى إعداد واحتساب العبء التدريسي الإضافي لأقسام كليات الجامعة ومركز اللغات فصليًا، وكذلك عمل المراسلات الرسمية للمحاضرين غير المتفرغين داخل وخارج الجامعة، وفيما يلي المهام التفصيلية لقسم الدراسات والمعلومات:

  1. متابعة مؤشرات وخطط العمل للخطة الاستراتيجية والخطط البشرية لتسليط الضوء على مكامن القوة والضعف في تنفيذ الخطة الاستراتيجية والتأكد من انعكاس آثارها المباشرة على العاملين.
  2. تقييم مستوى الأداء في تنفيذ النشاطات التنفيذية من خلال متابعة وتقييم الخطط والبرامج وتحديد الإجراءات والآليات التي سيتم استخدامها في عملية متابعة الخطط والتي تتم بالتنسيق مع الكليات والمراكز والدوائر في الجامعة لتقييم الخطة وتقديم أي اقتراحات بالتعديل أو الإضافة.
  3. ترجمة بنود الخطة إلى إجراءات عملية تقاس نواتجها بمؤشرات أداء محددة وإجراء مراجعات دورية بشأن تحقيق النواتج المرجوة.
  4. إعداد الدراسات المختلفة، والاستفادة من المعلومات وأنظمة المعلومات المتوفرة لرفد بنك المعلومات.
  5. إعداد وتنفيذ الخطة التشغيلية للجامعة ومتابعة تنفيذها وإجراء التعديلات التصحيحية إذا لزم الأمر.
  6. إعداد تقارير نصف سنوية وسنوية عن نشاطات وإنجازات الجامعة ووحداتها المختلفة.
  7. متابعة مؤشرات وخطط العمل للخطة الاستراتيجية والخطط التنفيذية.
  8. إنشاء نظام معلوماتي (توحيد جهود قواعد البيانات على شاشات ذكية                               Intelligent Decision- Making Support System)، يكون داعمًا أساسيًا لأصحاب القرار لاتخاذ القرار المناسب والعمل التخطيطي، وإنشاء وربط أنظمة وقواعد بيانات جديدة مثل: نظام اللوازم، المشاريع الخارجية، العطاءات مع نظام صنع القرار الذكي.
  9. إنجاز والمساهمة في إنجاز الأنظمة التالية:

v     نظام المنشورات العلمية، ونظام ملف المساق.

v     برنامج العبء التدريسي والساعات المكتبية.

v     برنامج زيادة سعة القاعة وتسجيل الطالب في نفس الوقت.

v     برنامج حجز قاعات الامتحانات إلكترونيًا.

v     برنامج موازنة الكليات والوحدات التنظيمية.

v     برنامج مكافأة نهاية الخدمة السنوي.

v     انجاز مؤشر الرضا الوظيفي بالمشاركة مع مركز الجودة ومركز الحاسب ودائرة الموارد البشرية.

v     أتمتة براءة ذمة الطالب بالمشاركة والتنسيق مع الجهات ذات العلاقة.

v     المشاركة في إنجاز قاعدة بيانات الخريجين بالتعاون مع عمادة شؤون الطلبة.


قسم التطوير الإداري:

يتولى قسم التطوير الإداري إعداد وتنفيذ خطط وبرامج التأهيل والتدريب، وحصر الاحتياجات التدريبية بالتعاون مع دائرة الموارد البشرية بالإضافة إلى إعداد الدراسات التنظيمية وتطوير الهياكل التنظيمية الإدارية والوظيفية وأساليب وطرق العمل وتبسيط إجراءاته وإعداد وصف وتصنيف الوظائف الإدارية ودراسة وإعداد الاحتياجات التدريبية المتعلقة بكافة النواحي التنظيمية، وكذلك تحديث وتطوير أساليب العمل والإجراءات الإدارية وتحليلها وتطويرها، ودراسة جميع القضايا التي تحال إليه من الجهات المختلفة، فضلًا عن المساهمة في دراسة وسائل تحسين العمل وزيادة فاعليته، وفيما يلي المهام التفصيلية لقسم التطوير الإداري:

  1. تحديد الاحتياجات التدريبية للموظفين الإداريين والفنيين في الجامعة.
  2. وضع خطط استراتيجية وتنفيذية لتدريب موظفي الجامعة وتقييمها.
  3. المشاركة في إعداد ودراسة تطوير الهياكل التنظيمية للوحدات الإدارية المختلفة في الجامعة.
  4. إعداد الوصف الوظيفي للوظائف الفنية والإدارية في الجامعة وتحديد مواصفات شاغليها.
  5. المشاركة في تحديد احتياجات الجامعة من أنشطة التطوير الإداري.
  6. المشاركة في إعداد مشاريع الأنظمة والتعليمات التنظيمية المتعلقة بعمل الجامعة وتطويرها.
  7. المشاركة في خطة إعداد وتطوير إدارة العمل في الوحدات الإدارية المختلفة.
  8. تحديث وتطوير أساليب العمل والإجراءات الإدارية وتحليلها ودراسة جميع القضايا التي تحال إليه من الجهات المختلفة فيما يتعلق بأية اقتراحات أو تعديلات على الهياكل التنظيمية للوحدات التنظيمية الأكاديمية والإدارية في الجامعة.
  9. دراسة تحسين وسائل العمل وزيادة فاعليته وتبسيط إجراءاته.

10. المشاركة في إعداد الخطط المستقبلية ومشاريع الموازنة وجدول تشكيلات الوظائف الإدارية والفنية.

11. اقتراح برامج التدريب التحويلي التي تساعد على إعادة توزيع العاملين في مراكز العمل المختلفة في الجامعة.

12. العمل على تطوير الأداء الكلي للعاملين في الجامعة وزيادة كفاءتهم وقدراتهم الفردية باستخدام التكنولوجيا المتطورة.

13. التأكد من فاعلية البرامج التي يتم الترشح لها ومدى مطابقتها لمتطلبات وظيفة المرشح.

14. متابعة نتائج الدراسات والبحوث لتطوير نظم وأساليب وسياسات التدريب بهدف الارتقاء بمستوى العملية التدريبية.

15. إنشاء قاعدة بيانات خاصة بالأنشطة التدريبية لمتابعة نتائج التقييم واستخلاص النتائج.

16. وضع معايير ومقاييس واضحة لقياس الأداء.

17. معالجة الانحرافات عن المسار عند تنفيذ الخطط الموضوعة.

18. متابعة تنفيذ البرامج ومقارنة الأداء الفعلي بالأداء المستهدف.

19. تقييم الوضع الحالي وتحديد نقاط الضعف والقوة والمجالات التي تحتاج إلى التطوير الإداري.

20. دراسة كفاءة النظم والإجراءات وأساليب العمل الحالية واقتراح البدائل المناسبة.

21. القيام بإعداد نماذج الاستبانات المختلفة والتي تهدف إلى رفع مستوى الأداء.

22. متابعة ومواكبة كل ما يستجد في مجال تنمية الموارد البشرية والتطوير الإداري.

23.  تقديم دراسة ومقترح لتطبيق نظام الدوام المرن للهيئة الإدارية والفنية.

24. إنجاز نموذج إلكتروني لتقييم القيادات الإدارية، وإنجاز نماذج تقييم الأداء للموظفين الإداريين والفنيين في الجامعة.

25. إنجاز جائزة الموظف المتميّز بالجامعة، وجائزة الأداء المتميز في الوحدات الإدارية.

 

قسم الديوان:

  1. استلام البريد وتوزيعه.
  2. استخدام وإنجاز الأرشفة الإلكترونية والبريد الإلكتروني.
  3. صياغة الكتب وتدقيق المكاتبات الإدارية.
  4. متابعة المعاملات الصادرة والواردة والتأكد من صحتها.
  5. المشاركة في برمجة النماذج المتداولة مع الدوائر الأخرى.
  6. المشاركة في تقديم الاقتراحات المناسبة لتعزيز العملية التخطيطية في الدائرة.
  7. المشاركة في إصدار الأدلة والنشرات.
  8. المشاركة في اللجان المشكلة في الدائرة لإنجاز الأعمال.
  9. متابعة الأمور الخاصة بالصيانة والخدمات واللوازم والمرافق الخاصة بالدائرة.
 

جامعة اليرموك - دائرة التنمية والتخطيط  | 2013-2006 | plan_dep@yu.edu.jo